Ha valaha dolgoztál már vállalati környezetben, bizonyára találkoztál a SWOT analízis, vagy magyarul GyELV-elemzés kifejezéssel. Ez az, aminek segítségével mélyebb betekintést tudsz tenni a céged működésébe.

A SWOT analízis remek módja egy vállalat elemzésének, függetlenül attól, hogy kettő vagy ötszáz ember dolgozik a cégünknél.

forrás: https://rsr.akvo.org/fr/project/1115/update/4292/

Ebben a cikkben bemutatom, mi is a SWOT elemzés, példákat, valamint tippeket és tanácsokat adok hozzá. Nem utolsó sorban azt is bemutatom, hogy lehet a kapott adatokat felhasználni a belső folyamatok javítására.

Kezdjük az alapoknál.

Mi is az a SWOT analízis?

A SWOT analízis egy olyan technika, ami segítségünkre van cégünk főbb jellemzőinek, azaz az erősségek (strength), gyengeségek (weakness), lehetőségek (opportunities) és veszélyek (threats) meghatározásában. A nevét ezen szavak kezdőbetűinek összeolvasásából kapta.

A SWOT analízis használható az egész cégre, de akár csupán egy-egy szervezet vagy projekt esetében is. Leggyakrabban szervezeti szinten használják annak meghatározására, hogy az hogyan teljesít, de akár egy különálló projekt elemzéséhez is alkalmazható, ugyanis segítségével előre láthatjuk, mit várhatunk tőle.

Lépésről lépésre

Már tudjuk, hogy a SWOT, vagy GyELV milyen szavakból is áll össze, azonban mit is jelentenek ezek a kifejezések egyenként?

Erősségek

Mint ahogyan az az elnevezésből is kitalálható, ez a pont olyan elemeket tartalmaz, amiben a szervezet vagy a projekt kiemelkedő, erős. Ezek lehetnek nehezebben definiálhatóak, például egy cég tulajdonságai, de akár kézzelfoghatóbbak is, például egy adott termékcsalád USP-i, azaz egyedi terméktulajdonságai, de akár emberi tényezők is, például a jól működő vezetőség vagy a munkáját kiválóan végző mérnök.

Gyengeségek

Ha már az erősségek meghatározásán túl vagyunk, ideje megnevezni a gyengeségeket. Azokat a pontokat is, amikben gyenge a vizsgált szervezet, projekt, stb. Meg kell határozni pontosan, mi hátráltatja a céget vagy a projektet.

Vegyünk ide mindent, a képzett szakemberek hiányától a költségvetési korlátokig.

A SWOT analízis ezen része tartalmazhat versenytársakkal szembeni gyengeségeket is, például a jól meghatározott USP-k hiányát.

Fontos, hogy mind az erősségek, mind a gyengeségek meghatározása belső tényezőkön alapuljon.

Lehetőségek

Nem tudunk lépést tartani a marketing team által generált leadek mennyiségével? Ez egy lehetőség.

Új piacot igénylő innovatív, új ötletünk van? Ez szintén lehetőség!

Röviden a SWOT elemzés ezen része tartalmaz minden olyan tényezőt, ami az értékesítés javításához, a vállalat növekedéséhez, vagy a szervezet küldetésének előremozdításához szükségesek.

Veszélyek

Az analízis utolsó eleme a veszélyek meghatározása. Ide sorolunk mindent, ami kockázatot jelent a sikeresség és növekedés, vagy akár maga a vállalat számára.

Ide sorolhatunk a feltörekvő versenytársaktól elkezdve a változó jogi környezeten át a pénzügyi kockázatokig mindent, ami veszélyeztetheti a szervezet vagy a projekt sikerességét.

A lehetőségek és a veszélyek tehát inkább külső tényezők.

Külső- és belső tényezők

A fenti négy elemet minden SWOT elemzés magában foglalja. Sok vállalat azonban tovább osztályozza két külön csoportra: külső- és belső tényezőkre.

Ahogyan korábban már röviden utaltam rá, az erősségek és a gyengeségek tipikusan belső tényezők, mivel azok a vállalat vagy csapat irányítása alatt álló szervezeti döntések eredményei. Például a magas lemorzsolódási arányt a gyengeségekhez sorolhatjuk, és mivel annak javítása a mi kezünkben van, ez egy belső tényező. Hasonlóképpen, a feltörekvő versenytársak veszélynek minősülnek a SWOT elemzésben, de mivel nagyon keveset tehetünk ez ellen, ez külső tényezővé teszi azt.

forrás: http://centroszet.hu/tananyag/projektmenedzsement/322_swot_analzis_stratgiaelemzs.html

A belső és külső kategóriákba sorolás nem szükségszerűen része a SWOT analízisnek, azonban segítheti a következő lépés meghatározását vagy az adott probléma vagy lehetőség fölötti ellenőrzés mértékének megfelelő értékelését.

Most, hogy tudjuk, milyen elemekből áll a SWOT elemzés, nézzük meg, hogyan lehet azt elkészíteni és ami még fontosabb, levonni a következtetéseket belőle.

Hogyan készítsünk SWOT analízist?

Számos módon megtehetjük ezt. Mindegy, milyen módszert választunk, a közös mindegyikben az, hogy egy sor kérdéssel kezdődik.

Vegyük például az első elemet, az erősségeket. Egy szervezet erősségeinek meghatározásához ilyen és ehhez hasonló kérdéseket kell feltennünk:

• Mit kedvelnek az ügyfelek a vállalatunkban vagy termékeinkben?
• Mit csinálunk jobban versenytársainknál?
• Mik a legnagyobb pozitívumok a márkánkat illetően?
• Mi a USP-nk?
• Milyen forrásokkal büszkélkedhetünk, amivel a versenytársaink nem?

A kérdések megválaszolásával nagyszerűen körvonalazódnak a szervezetünk erősségei.

Ugyanezen elv mentén meghatározhatjuk a gyengeségeket is, például az alábbi kérdések segítségével:

• Mit nem kedvelnek az ügyfelek a cégünkben/ termékünkben?
• Általában milyen problémákat vagy negatívumokat hoznak fel különböző véleményekben, hozzászólásokban?
• Általában miért gondolják meg magukat az ügyfeleink vagy miért döntenek úgy, hogy nem szeretnének további kapcsolatot a cégünkkel, termékünkkel?
• Miben lehetne jobb a cégünk?
• Mik a legnagyobb kihívást jelentő akadályok a jelenlegi sales folyamatunkban?
• Milyen erőforrásokkal rendelkeznek a versenytársaink velünk szemben?

Valószínűleg az erősségeket és gyengeségeket meghatározni jóval kevesebb időt vesz igénybe, mint a lehetőségek és a veszélyek megfogalmazása. Ugye, mégis csak belső tényezőkről van szó…

A lehetőségek és veszélyek meghatározása megköveteli tőlünk, hogy komolyabb versenytárselemzést végezzünk, valamint vizsgáljuk meg alaposan a gazdasági és üzleti trendeket.

(Persze ez nem jelenti azt, hogy a lehetőségek és veszélyek nem lehetnek belső tényezők, olyan elemeket is felfedezhetünk, amik a vállalat erősségein és gyengeségein alapulnak.)

Nézzünk néhány kérdést a lehetőségek meghatározásához is:

• Hogyan fejleszthetnénk sales, ügyfélszerzési vagy ügyfélszolgálati folyamatainkat?
• Hogyan kezelhetjük legjobban az evangelistáinkat?
• Hatékonyan osztjuk be a különböző forrásainkat?
• Van olyan büdzsé, eszköz vagy egyéb erőforrás, amelyet nem használunk ki teljesen?
• Melyik hirdetési csatorna teljesít várakozásainkon felül és miért?

Amikor pedig a veszélyeket vesszük sorra, akkor is a fentiekhez hasonló kérdéseket kell feltennünk. Ugyanakkor gyakorta úgy állítjuk össze a veszélyek listáját, hogy nem tettük fel előtte a megfelelő kérdéseket, pusztán gondolatokból táplálkozva írjuk azt meg. Ez magában foglalhatja például a feltörekvő vagy jelenlegi versenytársakat, de akár ennél komolyabb fenyegetéseket is, például a szabályok változása, a piaci környezet, vagy akár olyan belső tényezők, mint a csökkenő létszám, mely mind akadályozhatja a növekedést.

Néhány szóban a PEST elemzésről

Ha már szóba kerültek a külső és belső tényezők, mindenképpen szót kell ejtsünk a PEST elemzésről is.

Korábban már említést tettem arról, hogy az olyan külső tényezők, mint a piaci vagy szabályozási változások bekerülhetnek a SWOT analízisünk “veszély” részébe. A fontosságuk ellenére ezek a kihívások gyakran túlzottan árnyaltak és több tucat vagy akár több száz egyedi tényező van hatással rájuk. Amikor ez túllépi a SWOT elemzés hatáskörét, olyankor érdemes PEST elemzést is végezni.

forrás: https://www.slideshare.net/MohdSalman20/analyzing-a-companys-external-environment-76731793

A PEST-elemzés nagyon hasonlít a SWOT elemzéshez, azonban a következő négy külső tényezővel foglalkozik: politikai, gazdasági, szociális és technológiai tényezők.

Az egyik ok, amiért érdemes alkalmazni a PEST elemzést is, az az, hogy sok olyan tényezőre fény derülhet általa, ami releváns lehet a SWOT elemzésünk lehetőségek és veszélyek részéhez is. Az elmúlt években nagyon sok politikai és gazdasági tényező, változás volt jelen mind a magyarországi, mind nemzetközi piacon, azonban ezek túlmutatnak a SWOT analízisben tárgyaltakon.

A PEST elemzés tipikusan hosszabb időtávú elemeket tartalmaz, nem könnyen és gyorsan elvégezhető tényezőket. Ezért sok nagyvállalat egyidejűleg alkalmazza a SWOT és a PEST elemzést, ugyanis míg a SWOT azonnalibb, egyfajta cselekvésre kész tervet biztosít, addig a PEST inkább a hosszabb távú tervek és üzleti stratégiák kidolgozásakor lehet értékes.

Miért végezzünk SWOT elemzést a kis cégünkben?

Ha marketinges vagy egy kisvállalat tulajdonosa vagy, valószínűleg elgondolkodtál azon, vajon a SWOT elemzés érdekes lehet-e a kisebb cégek számára is. A válasz egyértelműen igen!

Egyrészt egy átfogó SWOT analízis végrehajtása egyedülálló lehetőséget nyújt arra, hogy jobban betekintést nyerjünk a vállalkozásunk működésébe. Túl könnyű elveszni a mindennapi teendőkben, és a SWOT analízis lehetővé teszi, hogy madártávlatból górcső alá vegyük a vállalkozásunkat és az iparágban elfoglalt helyünket.

A SWOT elemzések másik előnye, hogy ez a technika sokféle helyzetben alkalmazható, nem csak üzleti áttekintésként. Használhatunk SWOT elemzéseket például azért, hogy értékeljünk egy közelgő hirdetési kampányt, egy projekt potenciális erősségeit és gyengeségeit, vagy akár azt is segíthet eldönteni, hogy a vállalat képviseltesse-e magát egy kiállításon vagy egy eseményen.

Nyilvánvaló, hogy a SWOT analízis elvégzése jó lehetőség arra, hogy azonosítsuk, mi az ami a cégünkben jól működik, min javíthatunk, és milyen lehetőségekkel és veszélyekkel szembesülünk. A SWOT analízis továbbá remek lehetőség arra is, hogy ne csak azonosítsuk ezeket a tényezőket, hanem folyamatokat és ütemtervet dolgozzunk ki a megoldásokhoz.

Hogyan végezzük el a saját SWOT elemzésünket?

Most, hogy már tudjuk, milyen elemei vannak a SWOT analízisnek, és képet kaptunk a feltehető kérdésekről is, ideje munkához látni és elkészíteni az elemzést.

Annak érdekében, hogy bemutassam, hogyan is működik mindez a gyakorlatban egy, az intermeten elérhető, Monor Polgármesteri Hivataláról készült elemzést veszek alapul.

A SWOT elemzések négy eleme

A SWOT analízist leggyakrabban egy mátrixban érdemes elvégezni, ami így remekül szemlélteti a tényezőket külön-külön.

A Polgármesteri Hivatal esetében ez így néz ki:

Ahogy látható tehát, ez a mátrix formátum könnyű áttekinthetőséget kínál.

Például azonnal szembeötlő, hogy a munkatársak jó kapcsolata mekkora erősség, míg a határidők hiánya gyengeségként jelenik meg a szervezetben.

Hogyan kell cselekedni a SWOT elemzést követően?

Szóval a kezünkben tartunk egy megfelelően kidolgozott mátrixot. Miután azonosítottuk az erősségeket, gyengeségeket, lehetőségeket és veszélyeket, már egészen más megvilágításból látjuk a szervezetet.

Hogyan tovább?

Ideális esetben két lépést kell tenni a SWOT elemzés befejezését követően.

Először meg kell próbálnunk az erősségeinket összeegyeztetni a lehetőségeinkkel. Ezután meg kell próbálnunk a gyengeségeket erősségekké alakítani.

Nézzük meg, hogyan is működik ez.

Az erősségek

Az egyik legjobb dolog az SWOT analízis során felismert erősségekben az, hogy máris végrehajtjuk őket.

A hozott példában erősség a a jó munkatársi kapcsolaton túl a munkatársak önállósága és az, hogy a felsőfokú végzettség megszerzését támogatja a Hivatal. Ezen felbuzdulva lehet olyan döntéseket hozni, mint például további tanulmányok, akár nyelvismeret megszerzésének támogatása, vagy rendszeres csapatépítés.

Röviden tehát: Erősítsük az erősségeinket még tovább.

A gyengeségek

A gyengeségek meghatározása már kicsit nehezebb, ugyanis minidig felmerül a kérdés, hogy vajon kellően ősszínték tudunk-e lenni magunkhoz?

Visszatérve a példánkhoz, ezeknek a gyengeségeknek jó része a hatékonyságot csökkenti. A határidők és a számonkérés hiánya épp annyira gondot okozó tényező, mint a munkafolyamatok pontos ismertetésének hiánya.

Ez nem azt jelenti, hogy csak a versenytársak, vagy esetünkben a többi Hivatalhoz képest szükséges fejleszteni a gyengeségeken, hanem akár egyénileg, a többiektől függetlenül is érdemes megállapításokat, majd pedig lépéseket tenni.

A lehetőségek

A lehetőségek azonosításával a szervezet erősségeinek értékelésekor készülnie kell egy megvalósításra váró listának.

A példa SWOT analízisében szemmel láthatóan az online lehetőségek nem megfelelő vagy nem elégséges használata rejt további potenciált. A rendelkezésre álló büdzsé növelése, akár pályázatokon való részvétellel ugyanannyira fontos lehetőség, mint a kapcsolatok megfelelő növelése és kihasználása.

Furcsán hangozhat, de nagyon fontos, hogy a lehetőségek meghatározásánál elkerüljük az önhittséget és az önelégültséget még akkor is, ha nyilvánvaló az előnyünk a versenytársakhoz képest, mert ez bármikor változhat.

Minden vállalat lehetőségei különböznek egymástól, de elengedhetetlen, hogy egyértelműen meghatározott ütemtervet hozzunk létre az azonosítani kívánt lehetőségek kihasználásához, legyen az akár belső, akár külső.

Veszélyek

A SWOT elemzésben feltárt veszélyek előrejelzése és mérséklése lehet a legnehezebb kihívás, amellyel szembesülnünk kell. Elsősorban azért, mert a fenyegetések jellemzően külső tényezők, melyeknek maximum a mérsékléséért tehetünk lépéseket.

Minden veszély, és az arra adott reakció más. Egy biztos, hogy a veszélyek kezelése és figyelemmel kísérése a legnagyobb prioritással kell bírjon, függetlenül a veszély mértékétől.

A fenti példa SWOT analízisünk minden veszélye nagy kihívást jelent, ráadásul olyan elemet is tartalmaz, amire egyáltalán nem lehet ráhatása a Hivatalnak (gyermekszám alakulása).

A rendezetlen karbantartói viszonyok és a pályázati pénzek elosztása legalább ugyanekkora veszélyt jelentenek a szervezetre, melyre szintén kevés ráhatással lehet a Hivatal.

Bizonyos SWOT elemzéseknél a lehetőségek és a veszélyek átfedésben lehetnek. A példánkban lehetőségként azonosítjuk további pályázatok beadását, melynek elnyerése esetén megfelelőbb lehet a pénzek elosztása annak mértéke miatt. A térség önkormányzataival való szorosabb kapcsolat pedig hozzájárul a viszony javulásához. A csapatépítéseket akár közösen is meg lehet tartani.

A SWOT elemzés eredményeinek összeállításakor feltétlenül érdemes tehát a különböző tényezőket összenézni, ugyanis általa lehet, hogy egyszerre tudjuk megragadni a lehetőségeket és csökkenteni a veszélyeket.

A cikkünk a Wordstream hasonló cikke alapján készült.