A modern üzleti kommunikáció jelentős része, még napjainkban is, E-mailes keretek között történik. Egy e-mail formája, arculata, stílusa, megfogalmazása, mind az adott cégre jellemző, egyedi megoldásokat tartalmaz. Sok esetben az első pont, ahol találkozunk egy Brand-el vagy céggel, pont egy e-mail cím. Az első benyomás nagyon fontos akár egy üzleti levél érkezése esetén, így tanácsokat szeretnénk adni, hogyan csináljuk ezt jobban.
Véleményem szerint, minden cégnek törekednie kellene arra, hogy professzionális képet alkosson magáról, mellőzve az amatőr fogásokat és tanácsadókat.
Íme néhány szabály, mire érdemes figyelni.
Mindig használd a saját domain nevedet!
Ahhoz, hogy a legjobb benyomást tegyél egy leendő ügyfél felé, az üzleti levelezésedhez mindig használd a saját domain nevedet. Ha nincs saját domain neved, vegyél egyet! Olcsó, mindenkinek hozzáférhető, még a sarki fodrásznak is. Szakszerűbbnek tűnhet számunkra egy lajos.kovacs@enuzletem.hu e-mail cím, mint egy k.lali81@gmail.com, vagy hasonló email cím. Ez nyilván vonatkozik a központi e-mail címekre is pl. iroda@enuzletem.hu. A felhasználók részére kedvezőbbek az egyszerű, könnyen megjegyezhető, és rövid e-mail címek használata.
Egyes ügyfeleink, az internetszolgáltatótól kapott e-mail címet használják üzleti levelezésre. Miért veszélyes ez? Mi történik ha szolgáltatót szeretnénk váltani, stb? Ha lemondjuk a szolgáltatást, elveszithetjük az e-mail címet, amely komoly érvágás lehet egy KKV-nak. Tehát egy c.joci@t-online.hu nem a legjobb megoldás, üzleti levelezésünk kezelésére.
Valós igény és jelzés az ügyfelek részéről, hogy a Google és egyéb ingyenes szolgáltatók levelezését, több helyről és eszközről is könnyedén el lehet érni és használni. Erre több megoldást is bemutatunk alább, hogyan lehet az egyedi domain nevekkel rendelkező e-mail címeket is hasonlóképpen kezelni, mint a pl. Gmail-es levelezést.
Kerüld el a beceneveket és számokat!
Ha már használjuk a domain nevünket az e-mail címünkben, akkor használjuk megfelelően. Az e-mail cím első részében, kerüljük el az esetleg ránk jellemző becenevek és számok használatát. Ügye nem tűnik túl profinak egy szokecsaj69@enuzletem.hu e-mail cím? A legjobb megoldás mindig a névvel vagy rövidített névvel kezdődő üzleti e-mail címek Pl. agnes.kovacs@enuzletem.hu vagy a.kovacs@enuzletem.hu. Hosszabb és nagyon egyedi nevek esetén is hasznosabb a rövidítés.
Legyen egyedi email címed amit csak a weboldaladon használsz!
Az általános üzleti e-mail címek, a webhelyeken való megjelenés esetében hasznosak. A személyes e-mail címek megjelenítése a weboldalakon szintén nem professzionális megoldás. Mint említettem, a látogatók számára fontos, hogy könnyen megjegyezhető, esetleg az adott területre vonatkozó e-mail címek legyenek feltüntetve. Mennyivel egyszerűbben tudunk kommunikálni, egy olyan e-mail címen, amely biztosan az adott területre fog megérkezni egy cégnél, mintha csak egy központi e-mail címre küldenénk. (rendeles@encegem.hu, penzugy@encegem.hu, raktar@encegem.hu) Természetesen nem minden cégnél van erre lehetőség, ott az info@encegem.hu vagy iroda@encegem.hu használatát javasoljuk.
A központi e-mail címek további előnye, hogy azokat több egyedi személyes e-mail címre is át lehet irányítani. Így egy rendeles@encegem.hu e-mail címre érkező levelet megkaphat az ügyintéző, és akár a cégtulajdonos is. Az átirányításokat könnyedén be lehet állítani, akár a tárhelyszolgáltató kezelő felületén, vagy egy külön erre dedikált levelezésre használt szerveren is.
Állítsuk be a nevünk megjelenítését az e-mailekben!
A megfelelő e-mail cím kiválasztása csak félsiker. Amikor egy profi üzleti címet állítunk be, kiválaszthatjuk, hogy az e-mail címünk helyett, milyen szöveg jelenjen meg. Természetesen itt is érvényesek a fent leírtak, tehát maradjunk a cégnévnél és/vagy a saját névnél. Ha szükséges akkor lehet például egy cégnév és a levél típusa párosítás is. Pl. Éncégem Kft. Hírlevél
Hogyan kezeld üzleti leveleidet Gmail fiókból?
Ismered a G Suite szolgáltatást? Ha nem, látogass el IDE ahol megismerheted a Google üzleti levelezésre használt megoldását. Csak néhány előny, mit ad egy ilyen felület havi 4 dollárért.
- Biztonságos, privát és hirdetésmentes levelezés cégeknek
- Egyedi, @sajatceg végződésű e-mail-címek
- 99,9 százalékos garantált rendelkezésre állás
- Kétszeres méretű személyes Gmail-tárhely
- Napi 24 órás ügyfélszolgálat
- Spam szűrés
- Mobileszközök kezelése, stb.
Tudtad, hogy van másik megoldás is, arra hogy akár a Gmailből is kezeld a céges e-mail címre érkező üzeneteidet?
Amennyiben már van egy ingyenes Gmail fiókod, és létre van már hozva egy vagy több saját domain-al rendelkező e-mail címed, akkor a következőket tedd.
- A Gmail-en belül keresd meg a Beállításokat
- Kattints a “Fiókok és Importálás” fülre
- E-mail fiók hozzáadás
- Meg kell adni a saját domain-es céges e-mail címet Pl. info@encegem.hu
- E-mailek importálása a másik fiókomból (POP3)
- E-mail fiók hozzáadása. Itt 3 adatot kell megadnunk és ezt előre tudnunk kell. A Felhasználónevet (amely gyakran egyezik az e-mail címmel) a Jelszót (amelyet a egyedi domain-es céges e-mail cím létrehozásakor adtunk meg) és a POP-szerver címet (amely az adott tárhely levelezőszerverének a címe pl. http://s10.tarhely.com/).
- A következő ablakban már egy “E-mail fiókját hozzáadtuk” üzenetet kapunk, és egy kérdést: Szeretne e-maileket is küldeni info@encegem.hu nevében? Természetesen Igen.
- A következő ablakban megadhatjuk a kimenő üzeneteknél megjelenítendő nevet pl. Éncégem Kft.
- A következő ablakban a kimenő üzenetek kiszolgálóját és adatait kell megadni. Az SMTP szervert (rendszerint ugyanaz mint a POP szerver) a Felhasználónév és a jelszó is.
- Ekkor az egyedi domain címmel rendelkező e-mail címünkre (info@encegem.hu)a rendszer egy levelet küld, egy megerősítő kóddal, amit az alábbi ablakban kell megadnunk. Ezt beírva és elfogadva készen is vagyunk.
- Megerősítés után, új üzenet írásakor, már ki lehet választani melyik E-mail címről szeretnénk üzenetet küldeni, akár a céges e-mail címünket használva.
Az apró figyelmetlenségek többet árthatnak a cégünkről – és rólunk, – kialakult képnek, mint gondolnánk. Kerüljük el a banális bakikat, amit egy kis odafigyeléssel néhány perc alatt orvosolhatunk. Profi vállalkozáshoz, profi e-mail cím tartozik, üzleti, hivatalos levelet kizárólag a céges e-mail címről intézzünk.
